Cara Menyusun Surat Penagihan

Portalpelajaranlengkap - Dalam praktek sering terjadi dengan bebagai alasan debitor tidakselalu membayar hutang pada tanggal jatuh tempo pembayarannya, upaya yang biasa dilakukan perusahaan (kreditor) untuk mengatasi hal demikian antara lain dengan pengiriman surat penagihan atau petugas bagian penagihan (colector) datang langsung ke tempat debitor,

Dalam hal ini apapun upaya yang dilakukan perusahaan pada dasarnya bertujuan agar piutang bertujuan agar piutang dapat diterima pembayarannya sehingga perlu memperhatikan aspek aspek obyektifitas,etika, dan kesopanan.

Surat penagihan dapat dibuat dalam beberapa tahap penekanannya,bergantung kepada status piutang yang bersangkutan dalam arti apakah piutang yang jatuh tempo atau piutang yang telah lewat jatuh tempo.

Surat penagihan yang biasa dibuat perusahaan antara lain sebagai berikut:

a.   Surat penagihan yang bersifat mengingatkan debitor.

Surat penagihan ini dikirimkan secara periodik kepada semua debitordalam bentuk pernyataan piutang. Bisa dalam bentuk pernyataan saldo akhir, pernyataan satuan, atau pernyataan faktur yang belum dibayar seperti yang telah dibahas dimuka.

b.   Surat tagihan yang bersifat menjelaskan.

Surat penagihan ini biasanya dikirimkan kepada debitor piutang yang telah lewat tanggal jatuh tempo pembayarannya. Sebagai contoh dapat dilihat pada contoh surat di bawah ini.

c.   Surat penagihan yang bersifat teguran, dikirimkan apabila tidak ada tanggapan dari debitor terhadap surat tagihan tahap kedua, biasanya disertai dengan sanksi bisnis.

Seperti disebutkan di atas, surat penagihan harus bersifat obyektuf, dalam arti informasi mengenai piutang yang disampaikan kepada debitor harus bersumber dari data atau dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

Oleh karena itu surat penagihan yang dibuat berdasarkan data kartu piutang lebih dulu harus diteliti kecocokannya dengan dokumen-dokumen yang terkait, seperti faktur penjualan, memo kredit dan bukti penerimaan kas.

Sebagai contoh berikut ini surat penagihan yang di buat oleh PTPuspa Persada untuk PD Darma Utama yang berisi penjelasan mengenai piutang yang telah lewat jatuh tempo;